実際の画面
登録する前に、中身を見てみる。
実際の管理画面です。
ダッシュボード在留期限が近い人材を自動で一覧表示
面談記録定期面談の内容を写真付きで記録・確認
請求書管理費請求書をワンクリックで作成
在留カードやパスポートを撮影するだけのAI自動入力から、定期面談の記録、在留期限のアラート、定期届出・面談報告書など入管の公式様式の作成まで。特定技能・育成就労、どちらの外国人材の管理にも必要なものを、これひとつで。
登録支援機関「キューブ」として、私たち自身が特定技能・育成就労外国人材の支援業務を行っています。このシステムは、その日々の実務の中で「本当に欲しい」と思った機能だけを詰め込んだものです。
請求書の発行
毎月、受入企業様ごとに管理費請求書を作る作業。今はワンクリックでまとまった請求書が出せます。
定期面談の記録・画像保存
面談のメモと写真が、人材ごとに1か所にまとまっています。「どこに保存したか忘れる」がなくなりました。
在留期限の日々の確認
毎朝ダッシュボードを開いて確認するのが習慣に。うっかり見落としの不安がなくなりました。
担当者しか把握しておらず、気づいた時には期限が迫っている。Excelの色分けだけでは限界がある。
定期面談の実施記録が個人のメモや紙で残り、担当者が変わると引き継ぎに苦労する。
スマホで撮った在留カードの写真が、共有フォルダのどこにあるか分からなくなる。
特定技能・育成就労の管理に本当に必要な機能に絞りました。迷わず、すぐに使えます。
在留カード（表・裏）、パスポート、試験の合格証、雇用条件書、運転免許証、名刺をまとめて撮影・選択すると、AIが書類の種類を見分けて入力欄を埋めます。スマホで撮った写真はQRコードでそのままパソコンに届くので、写真がフォルダで迷子になることもありません。手書きの面談メモの文字起こし、郵便番号からの住所入力、法人番号・会社名からの雇用先情報の入力にも対応。読み取った内容は、確認してから反映できます。パソコンが苦手な方でも、キーボード入力を最小限にできます。
在留期限が90日以内に迫った人材を自動でリストアップ。運転免許・空港IDなど分野特有の有効期限もあわせて管理でき、ダッシュボードを開くだけで、今対応すべき人が分かります。
事前ガイダンス・住居確保支援・生活オリエンテーションなど、支援計画の法定10項目すべてを、実施方法・使用言語つきで記録。定期面談は本人と監督者を分けて記録でき、同じ内容の監督者面談は複数の人材にまとめてコピーできます。実地調査でも、実施の証跡をそのまま提示できます。
パスポート、在留カード（表・裏）、技能試験合格証などを、専用のクラウドストレージに安全に保存。一覧からすぐに開いて確認できます。
登録支援機関・監理団体向け。人材ごとに管理費を設定し、雇用先ごとにまとめた請求書をワンクリックで作成できます。送迎費・書類作成費・通訳費などの追加項目や、印紙代などの立替金（消費税の対象外）も同じ請求書に。2026年10月改定の在留手続手数料は、許可期間と申請方法を選ぶだけで金額が入ります。
入管公式の「在留期間更新許可申請書」に、登録済みの人材・雇用先情報を自動反映。ボタン一つでExcelファイルとしてダウンロードでき、入力の手間を大きく減らせます。
「緊急連絡先」「寮の部屋番号」など、貴社独自の管理項目を自由に追加可能。Excelで管理していた項目も、そのまま引き継げます。
担当者様・経理ご担当者様など、社内の方を追加招待可能。「経理には請求書だけ」「現場担当には人材一覧の閲覧だけ」など、見せる画面を個別に設定できます。
建設のJAC加入・CCUS登録、自動車運送業の運転免許・認証情報、航空の空港ID・保安教育など、分野特有の管理項目も同じ画面でまとめて管理できます。
定期届出（参考様式第3-6号・別紙1）、定期面談報告書（本人用・監督者用）、相談記録書、支援計画書（第1-17号）を、登録済みのデータから自動作成。入管の公式様式そのままの体裁で、Excel／Wordとしてダウンロードできます。
退職・契約満了・失踪や、登録支援機関・契約内容の変更を登録すると、「14日以内」の随時届出の期限を自動で登録。雇用契約の終了・締結の届出書（第3-1-2号）なども、そのまま出力できます。
登録支援機関：支援責任者の講習修了、支援担当者の人数基準、常勤要件、手数料・実績の公表などをスタッフ台帳から自動チェック。公表用の実績データも出力できます。
監理団体（監理支援機関）：育成就労で必要になる許可の状況、事業所ごとの監理支援責任者、外部監査人、講習の3年ごとの受け直し期限、常勤職員の人数基準（受入れ企業数÷8・外国人数÷40、技能実習生も加算可）をチェックします。
技能実習生ごとに、2027年4月の育成就労施行後も技能実習を続けられるか、3号に進めるか（施行日時点で2号1年以上）、入国の期限（2027年6月30日）に間に合うかを自動判定。技能検定・計画申請・修了予定までのスケジュールを一覧にし、CSVで受入れ企業への説明資料にも使えます。
手数料の改定、入管の運用変更、育成就労の期限など、実務に影響する制度の変更を、運営する登録支援機関が確認してダッシュボードでお知らせします。公式資料へのリンク付きです。
定期届出に必要な数字（在籍者数・新規雇用者数・離職者数など）を雇用先ごとに自動集計。3ヶ月に1回の定期面談が不足している人も、提出前に確認できます。
実際の管理画面です。
人数課金なし。追加料金なし。会社アカウント1つに、この価格です。
パスポートや在留カードは、扱いに配慮が必要な個人情報です。設計段階から、それを前提にしています。
データベースのアクセス制御により、自社のデータは自社のアカウントからしか参照できません。
特定の担当者のパソコンやローカルフォルダに依存せず、権限を持つ人なら誰でも同じ情報にアクセスできます。
登録データはCSV／JSON形式でいつでも書き出せます。乗り換えの自由も確保しています。
読み取りに使った画像はAIの学習に使われず、AIサービス側でも一定期間（原則30日以内）で削除されます。システムに保存されるのは、在留カード・パスポートの画像（書類欄に添付）と、確認のうえ反映した入力内容だけです。マイナンバーカードは表面のみ対応で、裏面の個人番号は読み取りません。
7つの質問に答えるだけ。登録やメールアドレスの入力は不要です。個人情報はお聞きしません。
登録前のご質問・ご相談は、こちらからお気軽にどうぞ。